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Soumission

Vos tâches récurrentes, préparées d’avance. Vous approuvez.

Paiements fournisseurs, remises DAS, factures manquantes, entrée de paie, fin de mois : chaque tâche rassemble ses données, propose exactement ce qu’elle va faire, attend votre feu vert, puis exécute, livre et rend compte.

smarties · Exécution CT-R-1042 · Factures manquantes · Rénovations Lachance · 1–15 oct.
  1. Collecter QuickBooks · 38 transactions, 2 cartes · Dropbox · 3 fichiers
  2. Extraire 5 sans pièce · 1 ignorée par règle
  3. Proposer Liste par titulaire · 1 suggestion
  4. Approbation cabinet Julie Tremblay
  5. Demande client Brouillon à Marc Lachance
  6. Valider À la prochaine exécution
  7. Livrer Drive · 2026-2027 / Factures manquantes
  8. Rapport

Approbation cabinet

Proposition a41f…9c · 5 éléments · 1 287,42 $ en suspens

  • Période complète (QuickBooks au 15 oct.)
  • Aucun élément déjà résolu
  • 1 valeur suggérée à confirmer avant d’approuver
Approuver tout Par titulaire Rejeter

L’approbation est liée à cette proposition exactement. Si un élément change, elle tombe.

Une exécution, huit étapes, rien de silencieux

Chaque exécution est traçable de bout en bout : ses intrants, sa proposition, qui a approuvé quoi, chaque appel externe, le résultat relu et les fichiers livrés.

  1. Collecter

    La tâche rassemble elle-même ses intrants : courriels et pièces jointes, fichiers dans Drive ou Dropbox, rapports QuickBooks. Chaque intrant est figé avec son empreinte.

  2. Extraire

    Des lecteurs déterministes et vos règles produisent les valeurs. L’IA ne comble que les trous, et chaque valeur garde son origine.

  3. Proposer

    La liste exacte des actions, avec les vérifications (totaux, doublons, période complète) et la preuve derrière chaque ligne.

  4. Approbation cabinet

    Toujours. Qui peut approuver, un seuil de montant pour l’associé, un second approbateur, « le préparateur ne peut pas approuver » : réglé par tâche.

  5. Demande client

    Optionnelle. Un brouillon au client (approbation, documents, information) avec la référence de l’exécution ; sa réponse est rattachée automatiquement.

  6. Exécuter

    Chaque action relit l’état externe juste avant d’écrire. Les étapes de portail restent manuelles, avec instructions et preuve.

  7. Valider, livrer, rapporter

    Relecture du résultat, dépôt des fichiers au bon endroit, sous le bon nom, et un résumé avec le brouillon pour le client.

  8. Retour arrière

    Sur demande, dans l’ordre inverse, approuvé comme une proposition. Ce qui est irréversible devient une instruction manuelle.

Cas · relance des pièces manquantes

Le 14 et le 30, la liste est prête avant votre café

Lecture seule

Smarties lit les transactions des cartes et comptes surveillés dans QuickBooks, retire celles qui ont déjà une pièce et applique vos règles d’exclusion (petits abonnements, fournisseurs connus).

Relances comptées

Un élément déjà réclamé est marqué « relancé 2× depuis le 30 sept. ». À la prochaine exécution, ce qui a reçu sa pièce est résolu ; le reste est reporté.

Le client répond par courriel

Le brouillon part de votre boîte, dans votre format, avec le tableau et le fichier xlsx. La réponse et les reçus déposés dans Dropbox reviennent à l’exécution.

Livré au bon endroit

15-10-2026 - RENOVATIONS LACHANCE - FACTURES MANQUANTES.xlsx dans le dossier de l’exercice, et le résumé du matin signale les éléments de plus de 30 jours.

Demande client

Un brouillon dans votre boîte, pas un robot qui écrit à vos clients

Vous l’envoyez

Rappels et demandes au client sont toujours des brouillons. Rien ne part sans une personne.

La réponse retrouve son exécution

Référence dans l’objet, en pied de courriel et dans les en-têtes : la réponse de Marc est rattachée à CT-R-1042, même trois semaines plus tard.

Approbation, documents ou information

Trois sortes de demandes. Un « CF oui / Visa non » dans la réponse est lu par l’IA, puis confirmé par vous avant de compter.

Relance proposée

Si rien n’arrive à la date prévue, un brouillon de rappel apparaît dans votre file « à faire ».

Cas · paiement des fournisseurs

L’argent bouge avant les livres, jamais l’inverse

Factures présélectionnées

Toutes les factures ouvertes sont listées ; celles échues avant la prochaine exécution sont cochées. Vous ajustez.

Le virement d’abord

Le virement bancaire est une étape manuelle avec preuve. Le paiement de facture dans QuickBooks n’est écrit qu’après.

Jamais de double paiement

Chaque action a une clé unique. En cas de doute (délai, réponse inconnue), Smarties relit l’état réel au lieu de réessayer à l’aveugle, et une personne tranche.

Seuils et doubles signatures

Au-dessus d’un montant, l’associé approuve. Un second approbateur ou « le préparateur ne peut pas approuver » se règle par client.

L’exactitude avant tout : l’IA suggère, une personne confirme

Compte comptable, taxes, entité, immobilisation : aucune valeur produite par l’IA n’atteint un système externe sans qu’une personne l’ait confirmée.

  1. Origine

    Lu, règle, suggéré, manuel

    Chaque valeur porte son origine et sa provenance : le fichier, la feuille et la cellule, ou la page et la ligne. Une suggestion non confirmée bloque l’approbation.

  2. Promotion

    « Toujours faire ceci »

    Confirmer « Bell → Télécommunications » une fois, puis en faire une règle : la prochaine exécution la lit, sans IA.

  3. Preuve

    L’approbation couvre ce qui a été montré

    Une approbation enregistre l’empreinte de la proposition et l’écran tel qu’il était. Modifier une action l’annule. Les approbations et le journal ne s’effacent jamais.

smarties · À faire · Cabinet Tremblay · lundi 19 octobre

À approuver2

  • CT-R-1038 Paiement fournisseurs · Boulangerie Gagnon 4 132,45 $ ferme · 30 oct.
  • CT-R-1042 Factures manquantes · Rénovations Lachance 1 287,42 $ souple · 21 oct.

À confirmer1

  • CT-R-1042 1 valeur suggérée · homedepot-2026-10-08.pdf → Home Depot souple · 21 oct.

Actions manuelles1

  • CT-R-1038 Virement AccèsD · preuve requise ferme · 30 oct.

En attente du client2

  • CT-R-1051 Clinique dentaire Belval · feuilles de temps attendu le 20 oct.
  • CT-R-1042 Rénovations Lachance · reçus relance proposée le 22 oct.

Échéances fermes à venir1

  • Remise DAS · Boulangerie Gagnon ferme · 15 nov.

Votre matin commence par une file « à faire », pas par une boîte pleine

Ce qui attend votre approbation, les valeurs à confirmer, les étapes manuelles et ce qui attend un client, triés par échéance. Les échéances fermes sont en rouge, et le résumé de 9 h les annonce 48 h d’avance.

  • Échéanciers par tâche une date fixe, une règle récurrente ou un décalage sur la période ; souple ou ferme ; avec rappels.
  • Déclencheurs horaire, courriel entrant rattaché à l’exécution, ou lancement manuel.
  • Calendrier d’affaires jours fériés du Québec, fin d’exercice et fréquences de déclaration de chaque client.
  • Depuis votre téléphone approuver, confirmer une valeur ou déposer une preuve dans l’appli iOS et Android.

Catalogue

Des modèles de tâches, réglés par client

Un modèle, plusieurs clients

Chaque modèle déclare ses intrants, ses réglages, ses étapes et ses vérifications. Vous le réglez par client : comptes, échéancier, approbateurs, destination des fichiers.

Test et essai à blanc

Avant la première vraie exécution : un test de lecture montre ce qui serait collecté ; un essai à blanc produit la proposition complète sans rien écrire.

Profils de mise en page

« Feuille de temps Belval : une feuille par période, en-tête ligne 3 » : appris une fois, confirmé, puis relu à chaque fois.

Autres métiers

Le moteur est neutre ; les modèles portent le métier. Gestion immobilière, construction (CCQ), cliniques : mêmes étapes, autres tâches.

Connecté à ce que vous utilisez déjà

Les identifiants restent dans Smarties, jamais dans l’agent. Chaque appel externe est consigné avec sa requête et sa réponse, secrets masqués.

QuickBooks

Transactions, pièces jointes, comptes, rapports d’âge ; paiements de facture.

Google Drive · Dropbox · OneDrive

Côté cabinet ou côté client, par tâche. Noms de fichiers et dossiers selon vos conventions.

Courriel

Lit les courriels déjà triés par Smarties ; n’écrit que des brouillons, jamais d’envoi.

Étapes manuelles

AccèsD, Revenu Québec, ARC, CCQ : instructions, lien, assigné, échéance et preuve requise.

Lecteurs

xlsx, PDF, OCR, tableaux Word, OFX, CSV, zip, et vos conventions de nommage.

Stockage Smarties

Chaque intrant et chaque preuve, chiffrés par cabinet, conservés 7 ans par défaut.

Quelle tâche vous coûte le plus de relances ?

On la règle avec vous sur un premier client, en lecture seule, et on compare avec votre liste faite à la main.

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