Smarties pour les cabinets comptables
Vos agents préparent le travail de cabinet. Vous signez.
Courriels triés par client, tâches récurrentes prêtes à approuver, demandes aux clients envoyées en brouillon depuis votre boîte. Rien n’atteint QuickBooks ni un client sans une personne du cabinet.
Une semaine de cabinet avec Smarties
Trois moments où le travail arrive préparé : la boîte courriel, les tâches qui reviennent et les échanges avec vos clients.
Marc Lachance
Re : Documents manquants – 1 au 15 octobre [CT-R-1042]
Clinique dentaire Belval
Feuilles de temps — octobre (xlsx)
Revenu Québec
Avis de cotisation disponible — Boulangerie Gagnon
Hydro-Québec
Votre facture d’octobre
Lundi matin
La boîte du cabinet, triée par client
Pièces reçues, questions de clients, avis gouvernementaux, relances de fournisseurs : chaque courriel est classé, rattaché au bon client et au bon dossier, et priorisé. Le résumé de 9 h dit ce qui compte aujourd’hui.
- Vues par client tout ce qui concerne Rénovations Lachance, au même endroit.
- Pièces rattachées un reçu reçu par courriel ferme la ligne qui l’attendait.
- Vos règles d’abord les cas connus sont triés sans IA ; l’IA ne s’occupe que du reste.
À approuver2
-
CT-R-1038Paiement fournisseurs · Boulangerie Gagnon 4 132,45 $ ferme · 30 oct. -
CT-R-1042Factures manquantes · Rénovations Lachance 1 287,42 $ souple · 21 oct.
À confirmer1
-
CT-R-10421 valeur suggérée · homedepot-2026-10-08.pdf → Home Depot souple · 21 oct.
Actions manuelles1
-
CT-R-1038Virement AccèsD · preuve requise ferme · 30 oct.
En attente du client2
-
CT-R-1051Clinique dentaire Belval · feuilles de temps attendu le 20 oct. -
CT-R-1042Rénovations Lachance · reçus relance proposée le 22 oct.
Échéances fermes à venir1
- Remise DAS · Boulangerie Gagnon ferme · 15 nov.
Le 14 et le 30
Les tâches récurrentes, prêtes à approuver
Chaque tâche rassemble ses intrants (QuickBooks, Drive, courriels), propose exactement ce qu’elle va faire avec ses preuves, puis attend le feu vert du cabinet. Votre matin commence par une file « à faire », triée par échéance.
- Calendrier d’affaires fin d’exercice et fréquences de déclaration de chaque client, jours fériés du Québec.
- Valeurs à confirmer compte, taxes, entité : une suggestion de l’IA non confirmée bloque l’approbation.
- Retour arrière dans l’ordre inverse, approuvé comme une proposition.
DeJulie Tremblay <julie@cabinettremblay.ca>
ÀMarc Lachance <marc@renovationslachance.ca>
ObjetDocuments manquants – Rénovations Lachance – 1 au 15 octobre [CT-R-1042]
Bonjour Marc,
Voici les transactions Visa du 1er au 15 octobre pour lesquelles il nous manque la pièce justificative :
| 3 oct. | Home Depot | 412,37 $ |
| 8 oct. | Patrick Morin | 86,19 $ |
| 11 oct. | Uline | 234,90 $ |
| 5 oct. | Esso | 94,12 $ |
| 14 oct. | Patrick Morin | 459,84 $ |
| Total | 1 287,42 $ | |
Merci de les déposer dans votre dossier Dropbox « Reçus 2026 » d’ici le vendredi 24 octobre.
Julie Tremblay · Cabinet Tremblay
Réf. : CT-R-1042
Avec vos clients
Des brouillons dans votre boîte, pas un robot qui écrit à vos clients
Demandes de pièces, d’approbation ou d’information : le brouillon part de votre adresse, dans votre format, avec le tableau et le fichier. La réponse du client retrouve son exécution, même trois semaines plus tard.
- Vous l’envoyez rien ne part sans une personne du cabinet.
- Relance proposée si rien n’arrive à la date prévue, un brouillon de rappel apparaît dans votre file.
- Réponse lue, puis confirmée un « CF oui / Visa non » est lu par l’IA et confirmé par vous avant de compter.
Les tâches de cabinet que Smarties prépare
Un modèle par tâche, réglé par client : comptes, échéancier, approbateurs, destination des fichiers. Les étapes de portail restent manuelles, avec instructions et preuve.
Factures manquantes
Le 14 et le 30, la liste par titulaire de carte est prête, le brouillon pour le client aussi. Les relances sont comptées, les pièces reçues ferment les lignes. Voir le cas
Paiements fournisseurs
Factures échues cochées, virement avec preuve, puis le paiement écrit dans QuickBooks. Jamais de double paiement, seuil d’associé au-dessus d’un montant. Voir le cas
Remises DAS
Le sommaire de la période est préparé à partir de la paie et relu contre le registre. La remise au portail reste une étape manuelle guidée, avec preuve.
TPS / TVQ
Le sommaire des taxes est préparé par période de déclaration de chaque client, avec les écarts signalés. La production sur Revenu Québec est une étape manuelle avec preuve.
Fin de mois
Transactions non classées, doublons, écarts de conciliation et pièces manquantes rassemblés en une proposition. Vous confirmez les comptes suggérés, Smarties écrit.
Entrée de paie
Feuilles de temps lues selon le profil appris de chaque client, totaux vérifiés par période, puis la proposition d’écritures avant la paie.
Pièces de fin d’exercice
La liste des pièces à obtenir du client est produite, envoyée en brouillon depuis votre boîte, et les réponses sont rattachées au dossier.
Relance d’honoraires
Factures du cabinet en retard repérées dans QuickBooks, brouillon de rappel dans votre ton, à envoyer en un clic.
Chacun au cabinet voit ce qui le concerne
Les permissions suivent les rôles du cabinet, pas l’inverse.
-
Associé·e
Approuve ce qui dépasse le seuil
Paiements au-dessus d’un montant, envois aux clients, retours arrière. Depuis le téléphone, avec la proposition et ses preuves sous les yeux.
-
Technicien·ne
Confirme les valeurs, lance les exécutions
La file « à faire » par échéance, les comptes suggérés à confirmer, « toujours faire ceci » pour en faire une règle. Le préparateur ne peut pas approuver sa propre proposition.
-
Adjoint·e
Envoie les brouillons, dépose les pièces
Les demandes aux clients prêtes à partir, les pièces reçues rattachées au bon dossier, les étapes manuelles avec leur preuve.
Confidentialité et conformité, par défaut
Les données de vos clients ne quittent pas le Québec, et chaque geste de chaque agent est consigné.
Hébergé au Québec
Données, pièces et IA locale sur du matériel au Québec. Les moteurs infonuagiques sont optionnels, activés agent par agent.
Loi 25
Consentement, journal des accès, conservation définie : ce que la loi demande à un cabinet, Smarties le consigne pour vous.
Pièces conservées 7 ans
Chaque intrant et chaque preuve, chiffrés par cabinet, conservés 7 ans par défaut. Sauvegardes incluses.
Journal jamais effacé
Chaque lecture, chaque action, chaque refus et chaque approbation, avec l’écran tel qu’il était. Retrouvez qui a fait quoi en quelques secondes.
Préparateur ≠ approbateur
Seuil d’associé, second approbateur, « le préparateur ne peut pas approuver » : la séparation des tâches se règle par client.
Identifiants jamais dans l’agent
QuickBooks, Drive, boîtes courriel : les clés restent dans Smarties. Les portails (AccèsD, Revenu Québec, ARC) ne sont jamais automatisés.
Un départ accompagné, un prix mensuel clair
- Mise en route avec notre équipe : configuration, import de votre historique, premier client en lecture seule
- QuickBooks, Google Drive, Dropbox, OneDrive et vos boîtes courriel parmi les connecteurs
- Agents illimités, hébergement au Québec inclus, forfait selon le volume d’actions IA
Commencez avec un client, en lecture seule
On règle une première tâche avec vous sur un client, sans rien écrire, et on compare avec votre liste faite à la main.
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